Tổng kết 05 năm thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Về dự Hội nghị tổng kết có trên 300 đại biểu đại diện cho Lãnh đạo công tác Văn thư-Lưu trữ của các Bộ ngành Trung ương, Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư-Lưu trữ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Bộ, ngành, địa phương). Trong dịp này có 02 đơn vị được nhận bằng khen của Thủ tướng Chính phủ là Cục Văn thư Lưu Trữ Nhà nước và Sở nội vụ tỉnh Quảng Ngãi và 23 cơ quan, đơn vị Trung ương và Sở Nội vụ các tình, trong đó có Sở Nội vụ tỉnh Kiên Giang được nhận Bằng khen cục Bộ Trưởng Bộ Nội vụ.

Kết quả sau 05 năm thực hiện Chỉ thị 05 của Thủ tướng Chính phủ, công tác lưu trữ trong phạm vi cả nước đã có những ưu điểm nổi bật sau đây:

Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cùng các Bộ, ngành, địa phương đã tích cực tuyên truyền, phổ biến Chỉ thị và các văn bản khác về lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức của các cấp, các ngành về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ.

Hoạt động quản lý, chỉ đạo của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và các Bộ, ngành, địa phương đã được tăng cường, thể hiện qua hệ thống văn bản ngày càng được hoàn thiện, công tác thanh tra, kiểm tra ngày càng được đẩy mạnh.

Cơ sở vật chất và kinh phí cho các hoạt động lưu trữ đã được các cấp, các ngành quan tâm, đầu tư đáng kể, tập trung vào các công việc trọng tâm như: cải tạo, nâng cấp hoặc xây dựng mới kho lưu trữ; mua sắm trang thiết bị bảo quản; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ; tổ chức chỉnh lý tài liệu tồn đọng và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia, các Bộ, ngành, địa phương nhìn chung đã được chỉnh lý, xác định giá trị, bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả.

Những kết quả trên là do những nguyên nhân chủ yếu sau đây:

Một là, sự quan tâm, chỉ đạo của Đảng và Nhà nước, các cấp, các ngành đối với công tác lưu trữ.

Hai là, tổ chức lưu trữ ngày càng được kiện toàn, hoàn thiện hơn; biên chế làm văn thư, lưu trữ được tăng cường cả về số lượng và chất lượng; công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ được chú trọng; công chức, viên chức văn thư, lưu trữ đã phát huy tính chủ động trong công tác, làm tốt chức năng tham mưu cho Lãnh đạo các cấp tổ chức triển khai thực hiện Chỉ thị và các nhiệm vụ về văn thư, lưu trữ của cơ quan.

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt đươc, việc thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng tại các cấp, các ngành từ trung ương đến địa phương vẫn tồn tại những cơ bản sau:

Các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ ban hành còn chậm, chưa đầy đủ, thiếu đồng bộ và trong một số trường hợp còn chưa đáp ứng yêu cầu thực tế; nhiều vấn đề về quản lý và nghiệp vụ văn thư, lưu trữ mà thực tế đang đòi hỏi cấp bách vẫn chưa được giải quyết hoặc giải quyết chưa đầy đủ và cụ thể.

Việc kiện toàn tổ chức và bố trí cán bộ lưu trữ của các cấp, các ngành, đặc biệt ở các địa phương gặp nhiều khó khăn do thiếu văn bản và thiếu chỉ đạo từ cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương và UBND cấp tỉnh.

Biên chế lưu trữ ở một số Bộ, ngành, tỉnh và các đơn vị trực thuộc còn thiếu, trình độ chuyên môn còn hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công tác văn thư, lưu trữ. Tại cấp huyện hầu hết công chức, viên chức làm công tác kiêm nhiệm và chưa được đào tạo chuyên ngành văn thư, lưu trữ. Chế độ chính sách cho người làm văn thư, lưu trữ còn chưa được quan tâm.

Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác lưu trữ tuy đã được quan tâm hơn trước, nhưng nhìn chung vẫn chưa đáp ứng nhu cầu. Đặc biệt, đối với yêu cầu trong Chỉ thị của Thủ tướng “Đến năm 2010, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phải có kho lưu trữ chuyên dụng” đã gặp nhiều khó khăn trong bối cảnh các cấp, các ngành đang phải tăng cường tiết kiệm để phòng chống lạm phát.

Việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử còn chưa được thực hiện triệt để. Tình trạng tài liệu đến hạn nộp lưu chưa được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan và tài liệu chưa được phân loại, chỉnh lý còn nhiều; một số tài liệu có giá trị đã và đang bị hư hỏng, xuống cấp. Như vậy, việc thực hiện mục tiêu “ đến năm 2010 giải quyết tài liệu tồn đọng hiện có trong kho lưu trữ” theo yêu cầu của Thủ tướng tại Chỉ thị 05 ở nhiều Bộ, ngành, địa phương chưa hoàn thành.

Hình thức khai thác, sử dụng tài liệu còn đơn điệu, chủ yếu là tra cứu, khai thác và sao chụp tài liệu tại Phòng đọc. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ chưa thực hiện được hoặc có thực hiện nhưng hiệu quả chưa cao.

Những tồn tại trên là do những nguyên nhân chủ yếu sau:

Một là, ý thức chấp hành pháp luật về văn thư, lưu trữ của một số cơ quan, tổ chức cũng như cán bộ, công chức chưa nghiêm.

Hai là, nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức, đặc biệt lãnh đạo một số bộ, ngành, địa phương về văn thư, lưu trữ chưa đầy đủ, từ đó, chưa dành sự quan tâm đúng mức, chưa có sự chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc thường xuyên và kịp thời việc thi hành pháp luật về lưu trữ.

Ba là, nguồn kinh phí dành cho hoạt động lưu trữ còn hạn chế, chưa được thường xuyên quan tâm phân bổ trong dự toán ngân sách hàng năm, chưa bảo đảo cho việc triển khai các nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ.

Để thực hiện tốt nhiệm vụ “bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” trong thời gian tới, các bộ, ngành, tỉnh đã đề xuất, kiến nghị các nội dung có liên quan đến hoạt động lưu trữ, tập trung vào các nội dung chủ yếu sau:

Về văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ: Hoàn thiện hệ thống văn bản dưới văn bản dưới Luật như Nghị định, Thông tư đã được Luật Lưu trữ giao, đồng thời, tiến hành rà soát các văn bản đã ban hành không còn phù hợp để chỉnh sửa, bổ sun hoặc thay thế theo đúng quy định của Nhà nước. Khi xây dựng các văn bản chỉ đạo, cơ quản lý nhà nước cần chú ý đến đặc thù riêng của một số ngành. Các văn bản quy định về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cần được ban hành dưới hình thức văn bản quy phạm pháp luật.

Duy trì công tác kiểm tra chéo; tăng cường hướng dẫn và thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra nghiệp vụ.

Về tổ chức, biên chế, chế độ đãi ngộ đối với người làm lưu trữ: Bộ Nội vụ cần hướng dẫn và quy định rõ tổ chức, kiện toàn đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn, chức danh quy định của Nhà nước, quy định mức công việc để bố trí biên chế chuyên trách về lưu trữ cho các Chi cục, sở, ban, ngành, UBND huyện, thị; Bộ Nội vụ cần ban hành, điều chỉnh, bổ sung các chế độ đãi ngộ với công chức, viên chức văn thư, lưu trữ như: phụ cấp đặc thù cho cán bộ văn thư; mở rộng đối tượng được hưởng phụ cấp; nâng hệ số phụ cấp độc hại.

Về công tác đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ: Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ thường xuyên tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, bồi dưỡng chuyên sâu, đào tạo ngắn hạn, đào tạo lại cho đội ngũ công chức, viên chức làm công tác quản lý nhà nước và viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức tập huấn theo khu vực tỉnh, thành phố; tạo điều kiện trao đổi kinh nghiệm ở trong và ngoài nước; ban hành nội dung chương trình đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn các chuyên đề, cấp chứng chỉ để có quy chuẩn chung về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong toàn quốc.

Về thi đua khen thưởng: Hướng dẫn cụ thể nội dung thi đua, khen thưởng trong ngành văn thư, lưu trữ; hướng dẫn lập hồ sơ xét tặng Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp văn thư, lưu trữ”; định kỳ xem xét, trình Bộ Nội vụ và các cấp có thẩm quyền khen thưởng cho các tập thể và cá nhân có nhiều đóng góp và thành tích trong công tác văn thư, lưu trữ.

Các vấn đề khác: Bộ Nội vụ xây dựng chính sách hỗ trợ kinh phí định kỳ cho các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương để chỉnh lý khối tài liệu tồn đọng, mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ đúng tiêu chuẩn; hướng dẫn sử dụng ngân sách Nhà nước trong hoạt động lưu trữ; kiểm tra việc triển khai kế hoạch cấp vốn và hỗ trợ kinh phí xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng cấp tỉnh theo Quyết định số 1784/QĐ-TTG ngày 24 tháng 9 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ.

Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phối hợp với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện việc bảo quản, phục chế và tổ chức phát huy giá trị các loại tài liệu lưu trữ quý, hiếm.

Để tiếp tục thực hiện có hiệu quả mục tiêu “bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” theo tinh thần Chỉ thị, trong thời gian tới, các bộ, ngành và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cần tập trung thực hiện những nhiệm vụ chính sau đây:

Đối với Bộ Nội vụ

Xây dựng, trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành Nghị định quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Thông tư liên tịch Bộ Nội vụ - Bộ Công an hướng dẫn về giải mật tài liệu lưu trữ và các văn bản hướng dẫn khác nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật về lưu trữ. Rà soát các văn bản đã ban hành không còn phù hợp để chỉnh sửa, bổ sung hoặc thay thế.

Tích cực tuyên truyền, phổ biến pháp luật và tập huấn văn bản mới về văn thư, lưu trữ; duy trì công tác thanh việc thi hành luật pháp, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ; kiểm tra chéo và tổng kết công tác thi đua, khen thưởng trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

Tăng cường nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ để bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

Nghiên cứu điều chỉnh, bổ sung chế độ đãi ngộ đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ.

Cải cách hành chính trong các hoạt động lưu trữ có liên quan đến các cơ quan, tổ chức và cá nhân như: giao nộp tài liệu, tiêu hủy tài liệu, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đẩy mạnh công tác thu thập, sưu tầm tài liệu lưu trữ; bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; thường xuyên tổ chức trưng bày tài liệu lưu trữ; chủ động công bố, giới thiệu và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ.

Kiểm tra việc tổ chức triển khai kế hoạch cấp vốn và hỗ trợ kinh phí xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng cấp tỉnh theo Quyết định 1784/QĐ-TTg.

Đối với các Bộ, ngành, địa phương

Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ để nâng cao nhận thức về vai trò công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ.

Chủ động xây dựng, sửa đổi, bổ sung các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi quản lý.

Tiếp tục kiện toàn tổ chức văn thư, lưu trữ; bố trí đủ biên chế, thường xuyên tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho công chức, viên chức văn thư, lưu trữ.

Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

Tiếp tục đầu tư kinh phí cho việc xây dựng, cải tạo hệ thống kho lưu trữ chuyên dụng cấp tỉnh; bố trí đủ kho tàng và mua sắm trang thiết bị bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu tồn đọng; ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ.

         Chỉ đạo thực hiện tốt việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử; xử lý tài liệu  tồn đọng; đa dạng hóa các hình thức sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ./.

Ngọc Điệp- Chi Cục Văn thư – Lưu trữ